Panduan end user

Menggunakan CommuniQore untuk melayani chat pelanggan

CommuniQore membantu Anda membuat chatbot berbasis pengetahuan bisnis sendiri, memasangnya di website, membagikannya sebagai halaman chat publik, atau menghubungkannya ke WhatsApp, Telegram, dan Messenger.

Dokumentasi ini ditulis untuk pemilik bisnis, admin operasional, customer service, dan tim marketing. Fokusnya adalah cara memakai fitur chatbot sehari-hari, bukan mengelola platform SaaS, server, atau tenant.

Mulai dari Mana

1. Buat Bot

Tentukan nama bot, bahasa utama, gaya jawaban, pesan sambutan, dan aturan jawaban.

2. Tambah Sumber

Masukkan FAQ, URL website, sitemap, atau dokumen agar bot punya bahan untuk menjawab.

3. Sinkronkan

Jalankan sync supaya CommuniQore membaca sumber dan membuat indeks pengetahuan.

4. Publikasikan

Pasang widget, bagikan public chat page, atau hubungkan bot ke channel eksternal.

Menu yang Sering Dipakai

Menu Dipakai untuk Kapan dibuka
Chatbot > Manage Bots Membuat dan mengatur identitas, bahasa, aturan jawaban, tampilan, social link, dan pemasangan widget. Saat membuat bot baru atau mengubah perilaku bot.
Chatbot > Sources Menambahkan FAQ manual, halaman website, sitemap, dan dokumen pengetahuan. Saat bot perlu belajar informasi baru atau memperbarui jawaban.
Chatbot > Channels Menghubungkan bot ke Telegram, WhatsApp, atau Messenger melalui webhook. Saat bot ingin digunakan di luar website.
Chatbot > Credit Balances Melihat sisa kredit yang tersedia. Saat ingin memastikan bot tetap bisa memproses chat.
Chatbot > Top Up Credits Membeli atau menambah kredit. Saat saldo kredit mulai habis.
Chatbot > Credit Transactions Melihat riwayat penambahan dan pemakaian kredit. Saat mengecek penggunaan atau rekonsiliasi internal.

Membuat Bot Pertama

1

Buka Manage Bots

Masuk ke menu Chatbot > Manage Bots, lalu buat data bot baru. Nama bot akan tampil di widget dan halaman chat publik, jadi gunakan nama yang mudah dikenali pelanggan, misalnya Asisten Toko atau CS CommuniQore.

2

Pilih status dan bahasa

Gunakan status Draft selama persiapan. Setelah sumber pengetahuan sudah lengkap dan hasil uji sudah baik, ubah menjadi Active. Pilih Default Language untuk bahasa awal chat, lalu isi Knowledge Languages sesuai bahasa yang benar-benar tersedia di sumber Anda.

3

Atur cakupan jawaban

Field Answer Scope menentukan seberapa bebas bot menjawab pertanyaan.

  • Sumber Ketat: bot menjawab berdasarkan sumber yang tersedia. Ini pilihan paling aman untuk informasi produk, layanan, harga, kebijakan, atau prosedur.
  • Relevansi Kontekstual: bot tetap memprioritaskan sumber, tetapi bisa memberi jawaban yang lebih fleksibel jika konteksnya jelas.
  • Asisten Umum: bot dapat membantu lebih luas. Gunakan hanya jika Anda nyaman dengan jawaban yang tidak selalu berasal dari dokumen bisnis.
4

Tulis pesan dan instruksi

Welcome Message muncul saat chat dimulai. Fallback Message muncul ketika bot tidak menemukan jawaban. System Instruction berisi gaya dan batasan jawaban, misalnya: jawab ramah, ringkas, jangan mengarang harga, dan arahkan pelanggan ke admin jika data belum tersedia.

5

Lengkapi tampilan dan kontak

Jika perlu, unggah Background Image untuk halaman publik dan isi tautan WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, atau LinkedIn. Tautan ini membantu pelanggan melanjutkan kontak setelah sesi chat.

Tips: aktifkan Show References dan Require Reference for Knowledge Facts jika tim Anda perlu melihat sumber jawaban. Ini membantu evaluasi kualitas knowledge.

Menambahkan Sumber Pengetahuan

Sumber adalah bahan bacaan bot. Kualitas jawaban sangat bergantung pada sumber yang Anda berikan. Buka bot dari Manage Bots, lalu gunakan tab atau bagian Sources, atau langsung buka menu Chatbot > Sources.

Manual FAQ

Gunakan untuk pertanyaan yang sering muncul, seperti cara pesan, jam operasional, metode pembayaran, garansi, pengiriman, atau kontak admin.

Isi setiap item dengan Question dan Answer. Buat jawaban final yang siap dibaca pelanggan.

Single Page

Gunakan untuk mengambil informasi dari satu halaman website, misalnya halaman FAQ, halaman produk, atau halaman kebijakan.

Isi Entry URL dengan URL lengkap halaman yang ingin dibaca bot.

Website URL

Gunakan jika knowledge tersebar di banyak halaman. Pilih URL Tunggal untuk satu alamat, atau Import Sitemap untuk membaca daftar halaman dari sitemap.

Jika memakai sitemap, isi URL seperti https://contoh.com/sitemap.xml.

Document Upload

Gunakan untuk dokumen internal atau materi layanan. Format yang didukung saat sinkronisasi: PDF, TXT, MD, HTML, dan HTM.

Pastikan dokumen berisi teks yang jelas, bukan hanya gambar hasil scan.

Sinkronisasi Sumber

Setelah sumber dibuat atau diperbarui, jalankan Sync Source pada sumber tersebut. Jika bot memiliki banyak sumber, gunakan Sync Semua dari detail bot.

Perhatikan kolom Latest Sync Status, Data Created, Data Total, dan Last Synced At. Jika total data masih kosong, bot kemungkinan belum punya bahan yang cukup untuk menjawab.

Menguji Jawaban Bot

Pertanyaan uji dasar

  • Tanyakan informasi yang memang ada di sumber.
  • Tanyakan variasi kata dari pertanyaan yang sama.
  • Tanyakan hal yang belum ada di sumber untuk melihat fallback message.
  • Cek apakah referensi muncul jika Show References aktif.

Jika jawaban belum sesuai

  • Perbaiki isi sumber, bukan hanya instruksi bot.
  • Buat FAQ manual untuk jawaban yang harus presisi.
  • Sinkronkan ulang sumber setelah perubahan.
  • Gunakan Answer Scope yang lebih ketat untuk mengurangi jawaban di luar data.

Mempublikasikan Bot

Buka Manage Bots, pilih bot, lalu klik Pasang Widget. CommuniQore akan menampilkan Script Embed, Iframe Embed, Public Chat Page, readiness checklist, runtime stats, allowed domains, dan preview.

  1. Pastikan status bot sudah Active.
  2. Isi Allowed Domains dengan domain website tempat widget dipasang, misalnya contoh.com atau app.contoh.com.
  3. Pilih posisi widget: bottom right, bottom left, top right, atau top left.
  4. Aktifkan opsi movable jika pengunjung boleh menggeser ikon chat.
  5. Salin script embed dan pasang di website Anda.

Gunakan Public Chat Page jika Anda belum punya website atau ingin membagikan chatbot langsung lewat link. Halaman ini menampilkan nama bot, host, mode chat, bahasa utama, social link, dan area chat.

Buka Chatbot > Channels, buat channel baru, pilih bot, lalu pilih channel: Telegram, WhatsApp, atau Messenger.

Karena setting channel melibatkan provider eksternal, ikuti bagian Setting Channel di bawah secara berurutan. Jangan aktifkan channel sebelum token, webhook, dan checklist setup sudah lengkap.

Setting Channel Eksternal

Channel menghubungkan bot CommuniQore ke aplikasi chat luar. Alurnya selalu sama: buat channel di CommuniQore, isi token dari provider, salin webhook dari tombol Setup, pasang webhook di provider, lalu uji dengan mengirim pesan.

Urutan Umum yang Disarankan

  1. Pastikan bot sudah punya sumber pengetahuan, sudah disinkronkan, dan status bot sudah Active.
  2. Buka Chatbot > Channels, lalu buat channel baru.
  3. Pilih Bot yang ingin dihubungkan.
  4. Isi Channel Name dengan nama yang mudah dikenali, misalnya WhatsApp CS Utama.
  5. Pilih Channel: Telegram, WhatsApp, atau Messenger. Provider akan mengikuti pilihan channel.
  6. Biarkan status Disabled dulu saat token dan webhook belum lengkap.
  7. Isi field token sesuai provider, lalu simpan channel.
  8. Klik action Setup pada baris channel untuk melihat Webhook URL, Verify Token, readiness checklist, dan panduan provider.
  9. Pasang Webhook URL di provider eksternal.
  10. Jika readiness checklist sudah hijau, ubah status channel menjadi Active dan kirim pesan uji.

Telegram

Telegram adalah channel paling sederhana untuk mulai uji coba karena hanya membutuhkan Bot Token.

  1. Buat bot Telegram melalui BotFather.
  2. Salin Bot Token dari BotFather.
  3. Di CommuniQore, pilih channel Telegram.
  4. Isi Access Token / Bot Token dengan token Telegram.
  5. Simpan channel, lalu klik Setup.
  6. Buka link Telegram setWebhook satu kali untuk mendaftarkan webhook.
  7. Ubah status channel menjadi Active.
  8. Kirim pesan ke bot Telegram untuk uji coba.

WhatsApp Cloud API

WhatsApp membutuhkan konfigurasi dari Meta Developer dan nomor WhatsApp Cloud API.

  1. Siapkan aplikasi di Meta Developer dan aktifkan produk WhatsApp.
  2. Ambil Access Token dari Meta.
  3. Ambil Phone Number ID dari konfigurasi WhatsApp API.
  4. Di CommuniQore, pilih channel WhatsApp.
  5. Isi Access Token dan WhatsApp Phone Number ID.
  6. Isi Verify Token dengan teks rahasia buatan Anda sendiri, misalnya kode acak internal.
  7. Simpan channel, lalu klik Setup.
  8. Di Meta Developer, masukkan Webhook URL dan Verify Token yang sama persis.
  9. Subscribe event pesan yang diperlukan di Meta, lalu aktifkan channel di CommuniQore.

Messenger

Messenger dipakai untuk menghubungkan bot ke Facebook Page melalui Meta Graph API.

  1. Siapkan Facebook Page dan aplikasi di Meta Developer.
  2. Aktifkan produk Messenger pada aplikasi Meta.
  3. Ambil Page Access Token.
  4. Di CommuniQore, pilih channel Messenger.
  5. Isi Access Token dengan Page Access Token.
  6. Isi Messenger Page ID jika tersedia.
  7. Isi Verify Token dengan teks rahasia buatan Anda sendiri.
  8. Simpan channel, lalu klik Setup.
  9. Di Meta Developer, masukkan Webhook URL dan Verify Token yang sama persis, lalu subscribe event pesan.
Field Telegram WhatsApp Messenger
Access Token / Bot Token Bot Token dari BotFather. Access Token dari Meta WhatsApp Cloud API. Page Access Token dari Meta Messenger.
Verify Token Tidak wajib. Wajib. Harus sama dengan Verify Token di Meta Developer. Wajib. Harus sama dengan Verify Token di Meta Developer.
Phone Number ID Tidak dipakai. Wajib. Diambil dari konfigurasi WhatsApp API. Tidak dipakai.
Page ID Tidak dipakai. Tidak dipakai. Dipakai untuk Facebook Page/Messenger.
API Base URL Opsional. Kosongkan untuk memakai default Telegram. Opsional. Kosongkan untuk memakai default Graph API. Opsional. Kosongkan untuk memakai default Graph API.

Membaca Readiness Checklist

Modal Setup menampilkan checklist kesiapan. Jika ada item kuning, channel belum siap dipakai.

  • Bot is active: status bot harus Active.
  • Channel is active: status channel harus Active setelah konfigurasi lengkap.
  • Webhook secret generated: URL webhook unik sudah tersedia otomatis.
  • Access token filled: token provider sudah diisi.
  • Phone Number ID filled: khusus WhatsApp, Phone Number ID harus diisi.
  • Verify token filled: khusus WhatsApp dan Messenger, Verify Token harus diisi dan sama dengan yang dipasang di Meta.

Perawatan Harian

Perbarui knowledge

Setiap ada perubahan harga, jadwal, prosedur, promo, alamat, atau kebijakan, perbarui sumber lalu jalankan sync ulang.

Pantau kredit

Cek Credit Balances dan Credit Transactions secara berkala supaya layanan chat tidak berhenti saat trafik meningkat.

Evaluasi pertanyaan pelanggan

Catat pertanyaan yang sering gagal dijawab, lalu tambahkan FAQ manual atau dokumen yang lebih jelas.

Checklist Sebelum Go Live

Bot sudah berstatus Active.
Welcome message dan fallback message sudah sesuai suara brand Anda.
Minimal satu sumber aktif sudah berhasil disinkronkan.
Pertanyaan uji penting sudah dijawab dengan benar.
Allowed domains sudah berisi domain website target.
Saldo kredit cukup untuk pemakaian awal.
Jika memakai channel eksternal, webhook URL dan token sudah terpasang di provider.

Masalah Umum

Masalah Kemungkinan penyebab Yang bisa dilakukan
Bot menjawab tidak tahu Sumber belum lengkap, belum aktif, atau belum disinkronkan. Periksa Sources, tambahkan FAQ atau dokumen, lalu jalankan Sync Source.
Bot menjawab terlalu bebas Answer Scope terlalu longgar atau general knowledge aktif. Gunakan Sumber Ketat dan wajibkan referensi untuk fakta bisnis.
Widget tidak muncul di website Script belum dipasang benar atau domain belum masuk Allowed Domains. Salin ulang script embed dan periksa daftar domain yang diizinkan.
Channel eksternal tidak menerima pesan Webhook URL, token, status channel, atau data provider belum lengkap. Buka Setup pada channel dan ikuti readiness checklist.
Chat berhenti atau gagal diproses Saldo kredit habis atau konfigurasi bot belum aktif. Cek Credit Balances, Top Up Credits, dan status bot.
Prinsip penting: bot yang baik bukan hanya dibuat sekali, lalu ditinggalkan. Rawat sumber pengetahuannya seperti Anda merawat FAQ, katalog, dan SOP customer service.